Kas ir priekšizpēte?

Niks Bērziņš
Niks Bērziņš
28 Aprīlis, 2022 | 3 mins

Priekšizpēte ir process, kurā tiek ievākta un analizēta informācija par plānotā projekta vajadzībām un nepieciešamo funkcionalitāti. Balstoties uz ievākto informāciju, priekšizpētes laikā tiek noskaidrots, kādi darbi būs jāveic, un novērtēts, cik laikietilpīgi šie darbi būs.

Tiek izrunātas detaļas un šķietami pašsaprotamas lietas, jo pieredze rāda, ka ir grūti iedomāties, kas ir un kas nav pašsaprotami, veidojot IT risinājumu. Priekšizpēte parasti tiek veikta gadījumos, kad ir diezgan precīzi zināms, kas jāatrisina un jāpaveic, vai ir līdzīgi jau eksistējoši risinājumi, uz kuriem var balstīties. Šādos gadījumos priekšizpētes dokumentā iespējams diezgan precīzi aprakstīt un novērtēt veicamo darbu apjomu. Savukārt gadījumos, kad par potenciālo projektu ir ideja, bet daudzas lietas vēl nav skaidras vai tiks izlemtas risinājuma izveides laikā, priekšizpēti var arī neveikt, jo nav īsti ko pētīt.

Mērķis

Priekšizpētes mērķis ir detalizēti izprast un precīzi novērtēt projektu, kā arī parūpēties, lai abpusēji ir skaidras un vienādas ekspektācijas par darba procesu un gala rezultātu. Tā palīdz vienādot izpratni par risinājumiem, kā arī dod padziļinātu izpratni par piedāvāto risinājumu, pirms to sāk taisīt. Nelielas izmaiņas prasībās var nozīmēt ļoti laikietilpīgus tehniskus labojumus. Kvalitatīva priekšizpēte būtiski samazina iespēju, ka radīsies novirzes no sākotnējā plāna un budžeta.

Kā notiek priekšizpēte

Priekšizpētes laikā tiek apkopoti darba ikdienā lietotie dokumenti, rīki un darbu organizācijas principi. Tiek organizētas tikšanās ar uzņēmuma pārstāvjiem un darbiniekiem, kurās tiek pārrunāts darba process. No saņemtās informācijas tiek veidots dokuments, kurā iekļauts:

Priekšizpētes laikā tiek apkopoti darba ikdienā lietotie dokumenti, rīki un darbu organizācijas principi. Tiek organizētas tikšanās ar uzņēmuma pārstāvjiem un darbiniekiem, kurās tiek pārrunāts darba process. No saņemtās informācijas tiek veidots dokuments, kurā iekļauts:

  • biznesa procesa apraksts,
  • biznesa vadības informācija,
  • un citi iekšējās darbības principi.

Priekšizpētes dokumentā tiek aprakstīts tehnoloģiskais risinājums, kurā aprakstītas sistēmas funkcionālās prasības - kā strādās ieviešamā sistēma.

Programmatūras projekta priekšizpētes process

Kas ir priekšizpētes rezultāts

Labākais iespējamais rezultāts - tiek precīzi novērtēti visi darbi un ir abpusēji skaidrs, kā strādās ieviešamā sistēma. Ieviešot sistēmu un praktiski sākot ar to darboties, sadarbībā ar klientu tiek izdarītas tikai nelielas izmaiņas, kuru nepieciešamību saprot, sākot strādāt ar sistēmu, taču lielākā daļa projekta tiek izpildītā tā, kā sākotnēji plānots, iekļaujoties termiņos un budžetā.

Dažos gadījumos pēc priekšizpētes ir iespējams atteikties no projekta. Projektam var būt nepieciešams pārāk daudz resursu, vai arī tas var bloķēt resursus, kas tiek piešķirti citiem projektiem. Vai arī gadījumos, kad projekta izmaksas būtu lielākas, nekā uzņēmums nopelnītu/ietaupītu, ieviešot attiecīgo risinājumu.

Kā ievācam informāciju priekšizpētes laikā?

Sākam ar tikšanos, kurā virspusēji izrunājam vajadzīgo IT risinājumu. Izrunājam prioritātes un lielās sadaļas, kurām plānojam viest risinājumu. Abpusēji noskaidrojam kontaktpersonas - cilvēkus, kas varēs atbildēt uz jautājumiem par specifiskām tēmām.

Ievācam visa veida dokumentus, kas attiecas uz viešamo risinājumu. Tās var būt atskaites, grafiki, ražošanas plāni, biznesa loģikas apraksti un jebkas cits, kas jāņem vērā, veidojot risinājumu, kas būtu ērts darbiniekiem un piemērots uzņēmuma izaugsmei. Interesentiem nosūtām sagatavi, kurā aprakstīts, kādu informāciju mums vajadzētu un kādā struktūrā to vēlams mums sūtīt. Sazinies ar mums!

Izveidojam struktūru, kurā tiek iedalītas lielās sadaļas/funkcionalitātes, kas jāiekļauj risinājumā. Kad esam noskaidrojuši projekta aprises, sākam detalizēti pētīt un aprakstīt biznesa loģiku, balstoties uz sarunām un iesūtītajiem dokumentiem. Regulāri komunicējam ar klientu par papildu jautājumiem un lai atrādītu padarīto.

Komunicējam ar darbiniekiem, kuru darbu vistiešāk ietekmēs risinājums, un sarunu laikā vienojamies, kādus darbus iespējams un vēlams optimizēt vai pavisam novērst un kādu darbu veikšanai nepieciešams saglabāt esošo kārtību. Idejas par to, kā optimizēt, parasti ir darbiniekiem, taču vienmēr nākam klajā arī ar savām idejām.

Ko saņems uzņēmums pēc priekšizpētes?

  • Uzņēmuma esošo procesu darbības aprakstu (ko plānots digitalizēt);
  • Piedāvātā risinājuma aprakstu, kurā sīki izskaidrots, kā sistēma funkcionēs, ar un svarīgākajiem skatiem sistēmā;
  • Tāmi, kurā iekļautas izmaksas projektam, ja izlemjat to ieviest.